La definición participativa de estándares (Benchmarking)
La definición participativa de estándares (Benchmarking) es una actividad en la cual las empresas, las instituciones públicas o privadas, los programas de desarrollo, etc. se analizan continuamente a sí mismas y se comparan con los líderes en su área, para identificar, adaptar e implementar de manera eficiente las mejores prácticas, hacer un uso de los recursos más eficiente y lograr ahorros financieros. En un inicio este instrumento fue utilizado por las empresas para mejorar su funcionamiento, pero hoy en día se ha convertido en un instrumento común en todo tipo de organizaciones y programas.
En las últimas tres décadas se han incrementado los proyectos de planificación comunal que hacen uso de estándares e indicadores definidos participativamente para medir el progreso de sus actividades. Se pueden encontrar estos proyectos a nivel nacional, regional, o local en varios países alrededor del mundo.
En términos generales, estos proyectos tienen 5 características en común:
tratan de integrar los objetivos económicos sociales y del medio ambiente teniendo como marco una visión general de desarrollo
definen estándares concretos y desarrollan indicadores apropiados para monitorear los logros
los indicadores y estándares son propuestos, desarrollados y monitoreados aplicando procesos con diferentes formas de participación de la comunidad; algunas veces abarca a toda la comunidad y otras el proceso se efectúa a través de paneles de especialistas con la participación ciudadana
por lo general son procesos interactivos de largo plazo (es decir de más de cinco años)
tienen o logran tener a través del tiempo alguna relación formal con los procesos de gobernabilidad en sus comunidades
Para lograr un proceso exitoso de definición de estándares, se debe poner especial atención para vincular los estándares e indicadores de forma apropiada. Al igual que un viajero necesita de un mapa y una brújula, una comunidad necesita saber hacía dónde se dirige (los estándares o puntos de referencias que hacen las veces de un mapa) y en dónde se encuentra ahora (los indicadores o la brújula). Durante el proceso de definición de estándares y sus indicadores las partes involucradas (ciudadanos pertenecientes a diferentes grupo de interés y con distintas funciones, como por ejemplo la cámara local o regional de industria y comercio, así como asociaciones cívicas, es decir consumidores, padres de familia, grupos medioambientales, gobiernos locales, expertos, autoridades informales) tienen que elegir aquellos estándares e indicadores que mejor capturen las aspiraciones de la comunidad o grupo de comunidades. El valor crucial de definir estándares e indicadores comunales de una forma participativa radica en que los ciudadanos trabajan juntos para determinar metas para el futuro y a través de la participación en el monitoreo de los progresos hacia estas metas conocen los recursos que son necesarios y comprenden mejor los retos y limitaciones que tienen que enfrentar.
El resultado de éstos procesos no deben ser tan solo los estándares e indicadores mismos, sino también una incremento en las actividades comunales (proyectos y estrategias locales, comités y encuentros de personas interesadas en un desarrollo sostenible, estándares mejorados para procesos gubernamentales), una mejor percepción y comprensión de las prioridades gubernamentales y comunales y con el tiempo, comunidades fortalecidas.
La definición de estándares no debe ser considerada como un ejercicio puntual. Para ser efectivo debe convertirse en una parte integral de los procesos continuos de mejoras y debe tener la meta de estar siempre a nivel con las mejores prácticas.
Un proceso de definición de estándares incluye los siguientes pasos:
Auto evaluación: Una documentación y análisis de la visión, prácticas y medidas exitosas de la propia organización o programa, llevada a cabo en un proceso participativo y que permita tomar la decisión sobre qué estándares definir. Es recomendable elegir sólo uno o algunos componentes de un programa en vez de tomar el programa entero, con el fin hacer manejable el proyecto y enfocarlo hacia los aspectos más importantes.
Comparación: Seleccionar con quien hacer la comparación. Establecer una relación de sociedad para esto. Analizar y evaluar a los socios, identificando las diferencias y los espacios vacíos. Determinar si éstas prácticas son adecuadas o adaptables a otros escenarios.
Análisis y adaptación: Pregúntese por qué tiene usted ciertos resultados y por qué los otros tienen mejores resultados. El Benchmarking es a menudo llamado "tomar prestado abiertamente", sin embargo las prácticas requieren por lo general de una adaptación creativa dentro de nuevos contextos.
Implementación: Piense cuidadosamente en los cambios que permitirán llevar a cabo las mejoras (es decir recursos, cambios de horario, etc.). Comunique los resultados y consiga apoyo para los cambios que desea realizar. Diseñe e implemente un plan de acción para aplicar las mejores prácticas identificadas. Reduzca sus resultados a pocos principios centrales y luego muévase de estos principios hacia estrategias y planes de acción.
Retroalimentación: Monitoree y mida cuidadosamente los resultados de su innovación y haga los reajustes necesarios.
Para mayor información consulte:
Benchmarking in Europe y The Public Sector Benchmarking Service
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